10 Principios de la gestión de almacenes
Objetivos de la gestión de almacenes
La gestión de almacenes constituye parte del proceso logístico de la organización, siendo esencial su correcto funcionamiento para la optimización de la cadena de valor. Los objetivos estratégicos que se plantean son (Salazar López, 2019):
1. Optimización de la capacidad instalada:
El uso de los espacios disponibles debe ser diseñado de modo tal que sea máximo el beneficio por su ocupación. En este punto juegan un rol importante los costos de oportunidad. Una de las decisiones más comunes es la de tercerizar el inventario o que la empresa disponga de almacenes propios. Otra alternativa es el acuerdo con proveedores eliminando los almacenes en la empresa.
2. Hacer mínima la manipulación:
El almacenamiento con pallets, el uso de robots, empaquetamiento al vacío y maquinaria de carga y descarga son algunas de las medidas para evitar la excesiva manipulación de los bienes.
3. Fácil acceso a los bienes en existencia:
Conservar el orden resulta relevante para la protección de las existencias, su manipulación y ubicación con celeridad al momento de la preparación de los pedidos, la conservación de la cadena de frío, etc.
4. Mínimos recorridos para movilizar el stock:
El lay – out debe ser diseñado en forma estratégica minimizando los recorridos para encontrar los diferentes bienes en existencia. Las medidas de seguridad en la manipulación y resguardo, la correcta distribución de los bultos permitiendo el fácil acceso por medio de la maquinaria necesaria.
5. Facilidad para la rotación del inventario:
El tiempo transcurrido desde que los bienes ingresan al almacén hasta que se retiran con motivo de una venta o baja. Este indicador favorece la minimización del costo de mantenimiento.
6. Facilitar el control del inventario:
Evitar robos, deterioro, pérdidas resulta esencial. En ello radica la importancia de del control de los bienes en stock, la verificación de las medidas de seguridad necesarias, la conservación de las cadenas de frío, etc.
Principios de la gestión de almacenes
Por otra parte, la gestión de almacenes funda su accionar en una serie de principios básicos que promueven la excelencia en su funcionamiento:
1. Integración de las políticas de gestión de almacenes al plan estratégico de la empresa:
La función de planeación abarca a todos los sectores organizacionales e involucra a todos los dependientes, desde las áreas operativas hasta las funciones gerenciales. La gestión de almacenes no permanece ajena al resto de la empresa por lo que los planes y programas deben integrarse al plan estratégico de la empresa en su conjunto. El diseño de indicadores de desempeño necesarios y suficientes que contribuyan a la información que integra el Cuadro de Mando Integral.
2. Determinar el punto de equilibrio que minimice el costo de mantenimiento:
Es la cantidad de unidades en existencia que permiten minimizar el costo de mantenimiento de inventario. Éste incluye los seguros, la mano de obra, los gastos de conservación, alquileres, impuestos, etc. El costo se analiza en términos incrementales, es decir, cuál es la variación producida ante un cambio en una unidad adicional.
3. Optimizar el uso de la capacidad instalada:
Es de vital importancia la distribución física dentro de los depósitos, aprovechando cada metro cuadrado. Se deberán analizar el número máximo de cajas a estibar, el uso de estanterías, el tamaño de los pasillos, uso de cartelería, etc.
4. Asignación de responsabilidades, tareas y funciones en forma estratégica:
La separación de funciones y la asignación de responsabilidades es crucial para obtener la sinergia, como así también, optimizar los tiempos y tareas, minimizando costos y maximizando beneficios.
5. Arbitrar las medidas de seguridad que sean necesarias:
Mediante la contratación de servicios de custodia, seguros, uso de matafuegos, prevención de emanaciones tóxicas, etc., se logra preservar la mercadería en existencia evitando deterioros y pérdidas que obliguen a desafectarla de las ventas, con las pérdidas que esa situación trae aparejadas.
6. Identificación de los bienes mediante códigos de barras, para evitar pérdidas y sustracciones:
Esta medida permite mayor celeridad en el ingreso y egreso de los productos a los almacenes. Encontrándose debidamente integrados con los sistemas de facturación y cobranzas, se permite acelerar los tiempos de preparación de pedidos y las bajas del inventario en el momento de la facturación en el salón de ventas. Por otra parte, previene robos y pérdidas, ya que cualquier producto que pase por las alarmas sin haber sido escaneado quedará registrado en los sistemas de gestión.
7. Registro de entradas y salidas de bienes:
Un minucioso control de las entradas y salidas, como así también su registro permiten conocer las necesidades de reposición, las mercaderías en existencia, la obsolescencia, etc. El cálculo del índice de rotación de inventarios es esencial para el control de la gestión de almacenes.
8. Restricción a la circulación de personas ajenas al lugar:
Es una medida de seguridad que previene accidentes, roturas, caídas, pérdidas y sustracciones. Asimismo, permite conocer con detalle quién es el responsable de todos los movimientos dentro de los almacenes eficientizando la tarea que allí se realiza.
9. Adecuada clasificación y distribución de los bienes:
Facilita la ubicación y manipulación. El uso de cartelería en los pasillos y estanterías es esencial para mejorar la fluidez del tránsito y la búsqueda al momento de armar los pedidos. Reduce las probabilidades de cometer errores y minimiza las devoluciones de compras por este motivo.
10. El control físico de inventario debe realizarse por una persona ajena al almacén:
De esta manera se garantiza la independencia de la información recabada, y un adecuado control de la gestión. Uno de los principios básicos es la separación de funciones como medida de control interno, al igual que el uso de la doble firma en los documentos que requieren autorizaciones especiales.
