Plan de gestión de la calidad

¿Qué es un plan de gestión de calidad?

La Norma ISO 9000:2015 define al plan de gestión de la calidad como aquel documento en el cual se establecen los procesos y recursos asignados, se definen los responsables de su aplicación y el momento en el que se llevará a cabo.

Las ventajas del diseño e implementación del un plan de calidad se pueden sintetizar en las siguientes:

1. Aumento de la confianza en quienes cumplen logran certificar la calidad de los procesos de la organización.
2. Mayor seguridad de que los procesos están controlados.
3. Mayor motivación a los participantes del proyecto.
4. Conocimiento de las oportunidades que se presentan para la organización.

¿Qué elementos tener en cuenta para elaborar un plan de gestión de calidad?

Los planes de calidad deben diseñarse con una clara concentración en las características propias de cada empresa. Cuando de advierte la necesidad de implementar un cambio es necesario que se consideren varios aspectos a fin de poder trabajar exitosamente:

1. Cultura organizacional: se refiere a la forma de hacer las cosas en la empresa. Normalmente, está muy arraigada en empleados de mayor antigüedad por lo que puede generar algún tipo de resistencia al cambio.

2. Estructura: se refiere no sólo al organigrama sino a las relaciones informales que existen y que tienen una incidencia significativa en la elaboración del plan de gestión de calidad, como así también en su implementación.

3. Estilo de liderazgo: la estrategia del líder es esencial para conducir e implementar el cambio. A veces no es precisamente quien ocupa los cargos gerenciales quien tiene mayor influencia en el grupo. Conocer las relaciones informales es esencial para el éxito de la implementación.

4. Cohesión de objetivos: todos los miembros de la organización deben estar involucrados y comprometidos al logro de los objetivos que se plantean en el plan de gestión de la calidad. La misión y la visión deben ser claras para conocer a dónde queremos llegar.

5. Capacitación: el éxito en el diseño, implementación y control del plan de gestión de la calidad hace necesario que se realice la correspondiente capacitación del personal de toda la organización. Proporcionar el conocimiento de la tarea a realizar permite que los dependientes se involucren y participen, erradicando miedos e inseguridades. Las respuestas negativas ante el cambio generalmente obedecen a temores de pérdida del trabajo, o de los beneficios que se alcanzaron durante la permanencia en el puesto de trabajo.

6. Distribución de las funciones y tareas a realizar: el trabajo en equipo permite lograr la sinergia del grupo. El estudio de las relaciones informales será determinante en la asignación de las tareas, es conveniente analizar correctamente la dinámica en cada sector a fin de lograr un adecuado trabajo colaborativo en el que participen todos enriqueciendo las ideas planteadas inicialmente.

7. Información: la adecuada circulación de los datos, reportes e informes de desempeño, así como la documentación de todas las etapas resultan de importancia para lograr la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados.

8. Planes y programas: el diseño de las tareas necesarias, junto con la asignación de los responsables de su ejecución y control, como así también la asignación de recursos es esencial para el éxito del plan de gestión de la calidad.

¿Cómo se desarrolla un plan de gestión de la calidad?

Para el desarrollo del plan de gestión de la calidad es necesario seguir una serie de etapas que permitirán un desarrollo ordenado de la tarea. Dichas fases involucran los siguientes pasos:

1. Determinar cuáles son las necesidades:

• Productos y procesos a incorporar
• Existencia de sistemas de gestión de calidad preexistentes.
• Recursos disponibles.
• Análisis de riesgos.
• Requerimientos legales.

2. Alcance:

• Establecer cuáles serán los procesos alcanzados por el plan.

3. Preparación:

• Organización de los recursos involucrados.
• Documentar cada una de las etapas.
• Designar a los responsables.
• Preparar la presentación y estructura del plan.

4. Revisión e implementación:

Antes de proceder al proceso de implementación se debe chequear que los borradores desarrollados en los puntos precedentes sean diseñados conforme a los acordado con los responsables de la dirección de la empresa.

Por su parte, la tarea de llevar a cabo la instrumentación del plan involucra las siguientes tareas:

• Distribución de los planes y programas en todos los sectores organizacionales.
• Capacitación del personal en para la ejecución del plan de trabajo.
• Control de los indicadores desarrollados para todas las etapas.

5. Retroalimentación:

En esta etapa se establecen los desvíos de los indicadores desarrollados con la finalidad de establecer cuáles son las medidas correctivas.

En conclusión, el desarrollo de un plan de gestión de la calidad es una misión compleja pero no imposible que involucra a todos los miembros de la organización. Los objetivos, planes y programas deben estar alineados con la estrategia de la empresa.