El plan de abastecimiento
¿Qué es el plan de abastecimiento?
El plan de abastecimiento es el conjunto de acciones que se prevén las cantidades de insumos, materiales, bienes y servicios necesarios a fin de gestionar su compra para instar la ejecución del proceso productivo o la comercialización, según cuál sea el objeto principal de la empresa.
Por otra parte, corresponde destacar que el plan de abastecimiento de la empresa integra el plan estratégico de la organización. La misión, la visión y los objetivos estratégicos son determinantes de las cantidades de unidades de productos vendidos proyectados, y a partir de allí la proyección de compras de insumos, materiales, bienes, servicios, intangibles, necesarios para el cumplimiento de las metas propuestas.
La organización en su conjunto funciona como un sistema en sí misma, integrada por varios subsistemas que trabajan en forma armónica logrando la sinergia necesaria para adaptarse al entorno cambiante. En este sentido, el diseño e implementación debe ser realizado con la cohesión y participación de todos los miembros. Previamente, es recomendable una adecuada capacitación, de este modo, se dispersan los temores por la falta de conocimiento, además de contribuir a la colaboración en las propuestas que agreguen valor en todas las instancias y procesos organizacionales.
¿Cómo crear un plan de abastecimiento?: Guía paso a paso
Para elaborar un plan de abastecimiento correctamente, es conveniente seguir minuciosamente una serie de pasos que ayudarán a que no quede nada afuera, sin incluir. Entre las etapas que deseablemente se deben cumplir en la preparación del plan de abastecimiento, se pueden mencionar:
- Determinación de las necesidades organizacionales:
En este primer punto se deben establecer las cantidades de insumos, materiales, bienes y servicios que requieren todas las áreas de la empresa para poder funcionar. La preparación de los requerimientos debe ser realizada con tiempo suficiente para evitar espacios ociosos, o excesos de inventario. Por consiguiente, es deseable calcular el punto de equilibrio, con el valor óptimo de las cantidades a comprar. Otro indicador de importancia es el tiempo de permanencia de los bienes en el inventario, el costo promedio de mantenimiento de inventario, costo de pedidos, el costo de oportunidad en el uso de los almacenes, entre otros ratios que son importantes en el tablero de comando para poder definir las necesidades de stock. - Proveedores:
La selección de los proveedores resulta estratégica, ya que de los acuerdos celebrados con éstos dependerá el grado de integración horizontal y vertical de la organización, como así también el mayor aprovechamiento de las economías de escala. Los contratos de tracto sucesivo, las negociaciones de compras por volúmenes, como los acuerdos de aprovisionamiento just in time, son algunos ejemplos de las formas que se puede contribuir a la maximización de la cadena de valor desde la función de abastecimiento. - Diseño de plan de almacenamiento:
Esta etapa es de vital importancia para la preservación y resguardo de los bienes, materiales e insumos que deben permanecer en los almacenes hasta el momento de ser utilizados. El cálculo del indicador de stock óptimo es de especial relevancia a fin de evitar faltantes y excedentes, con el consecuente incremento de costos que ello genera. La ubicación de los depósitos, los métodos de conservación y manipulación de los artículos, la clasificación, distribución física, cartelería, contratación de seguros, serán algunas de las cuestiones que deben detallarse con precisión en el plan de almacenamiento. - Planificación de la distribución:
Dependiendo de las dimensiones de la empresa, la etapa de distribución de insumos, materiales y servicios involucrará el uso de flota propia o de terceros de vehículos, la necesidad de conservar la temperatura, el uso de tanques, cisternas, tractores, grúas, etc. El cálculo de la ruta óptima, la previsión de accidentes, robos y pérdidas, contratación de seguros de viaje, contratación de depósitos y centros de distribución, el uso de outsourcing, serán algunas de las cuestiones que deberán ser incluidas en el plan de distribución. El objetivo estratégico en este punto es llegar en tiempo y forma a cada uno de los clientes internos y externos. - Uso de software de gestión:
La inclusión de las herramientas de la tecnología de la información puede resultar estratégico en la coordinación de todas las áreas que intervienen en el proceso de abastecimiento. El control y trazabilidad de los materiales, insumos, bienes y servicios contratados en todo el proceso resulta esencial para evitar pérdidas y sustracciones, como así también para conocer en forma precisa las necesidades de reposición de stock, el seguimiento de la ruta de distribución y su correcta planificación, la celeridad en la entrega, entre otras ventajas. En este sentido, el hardware involucrado serán los lectores de códigos de barra, scanner para levantar los pedidos en los domicilios de los clientes o proveedores, la integración a la red de clientes y de proveedores mediante la compra online, y el uso de medios electrónicos de pago, etc.
