Consejos para evitar 5 errores comunes en la administración de contratos TI

¿Qué es un contrato TIC?

Los contratos TIC son aquellos en los cuales que se suscriben ante la necesidad de contratación de un servicio de desarrollo, implementación y soporte de software o cualquiera de los productos vinculados al uso de tecnologías de la información.

Este tema resulta de especial importancia para los desarrolladores de software y los ingenieros en telecomunicaciones ya que deben establecer con claridad y precisión los términos de uso de los productos y servicios que comercializan, brindando claridad y seguridad jurídica a sus clientes.

La legislación en la materia se encuentra enfrenta cambios continuos propios de las innovaciones que se producen con gran velocidad en la materia, dejando obsoletas a las normativas. En este sentido, resulta crucial la revisión continua de los términos y condiciones de uso y contratación a fin de brindar la correcta cobertura ante cualquier contingencia.

Todo ello requiere de un sistema de administración contratos TI en particular que se ocupe exclusivamente del seguimiento, control y actualización continua midiendo minuciosamente su impacto real en cada una de las partes, evitando altos costos conexos.

¿Cuáles son los 5 errores más comunes en la administración de contratos TI?

La gestión eficaz y eficiente de este tipo de acuerdo legales requiere de la ejecución de una serie de medidas preventivas con la finalidad de evitar el impacto negativo en los resultados de la empresa como consecuencia de los errores en la redacción de los mismos.

Algunos de los errores más comunes que se pueden encontrar en la redacción de contratos TI son los siguientes:

1- Cláusulas de rescisión anticipada:

Los contratos de tracto sucesivo como los de prestación de servicios habitualmente se activan a instancia de la demanda espontánea del producto, fijando un plazo mínimo de duración. En el momento en que se procede a su caducidad y/o renovación es determinante la revisión de aquellos puntos inherentes a la rescisión anticipada de los servicios contratados en pack o unidad. En general, se pactan cláusulas que establecen una compensación pecuniaria al cancelar con antelación al cumplimiento del plazo. Uno de los errores que se presentan en este punto es la renovación sin prestar especial atención a que independientemente del derecho de cancelación sin expresión de causa, se han introducido condiciones de resarcimiento al no completar los plazos previstos para la ejecución del contrato.

2- Cláusulas de ultractividad:

Este tipo de acuerdos implican la renovación automática de los contratos, en caso de que ninguna de las partes comunique a la otra la voluntad de rescindirlo. Esta forma de trabajo beneficia a las empresas prestadoras de servicios dándoles cierta previsibilidad en cuanto a los flujos de fondos de ingresos esperados. La desventaja es que se descuide la actualización de las condiciones de contratación

periódicamente. Este tipo de situaciones se traduce indefectiblemente en perjuicios económicos para la empresa.

3- Prestación de mantenimiento y support:

Se trata de uno de los casos más comunes de perjuicios negativos en los flujos de fondos de ingresos. Cuando los contratos TI contemplan el soporte técnico y mantenimiento del hardware y software. El inconveniente se suscita cuando se prestan servicios de instalación de equipamiento nuevo a entidades del sector público. Muchas veces los trabajos de adecuación del lugar requieren de tareas adicionales y se solicitan servicios de soporte y mantenimiento del equipamiento viejo hasta que se pueda colocar el nuevo, generando prórrogas del contrato suscripto. En dichas prórrogas no se cobran correctamente los servicios prestados al equipo viejo y nuevo, ocasionando pérdidas.

4- Garantías de fabricación:

En los pliegos de licitación y contratación con las empresas del sector público es común que se dejen de lado las actualizaciones de los requisitos que habilitan las garantías de fabricación. De este modo se asumen costos y condiciones que con el transcurso del tiempo se tornan de imposibilidad de cumplimiento ocasionando costos excesivos económicos, insatisfacción del cliente, y cancelación de las contrataciones vigentes.

5- Cambios en las modalidades de pago:

Es un caso muy frecuento en las contrataciones entre partes privadas. En términos generales las causas obedecen a la falta de lectura minuciosa en la redacción de la versión final del documento, o al realizar las renovaciones automáticas omitir la revisión de las cláusulas, etc. En el ámbito de las contrataciones con los diversos sectores del estado también suele dejarse de lado este punto ocasionando las pérdidas consecuentes.

En definitiva, la gestión eficiente de los contratos TI conduce a maximizar los resultados, evitar quejas y desconformidad de los clientes con los servicios que se prestan, mejorar las prestaciones emergentes de las contrataciones tanto en el sector público como en el privado, aumentar la calidad, reducir las burocracias innecesarias como consecuencia de errores, garantizar una adecuada satisfacción de clientes internos y externos a la organización.