5 Indicadores de la gestión de almacenes
¿Qué es la gestión de almacenes?
La gestión de almacenes es el proceso de la función logística que se ocupa de recibir, almacenar y movilizar dentro de un almacén hasta el punto de consumo cualquier tipo de productos terminados, en proceso de producción o materia prima; como así también, la manipulación de toda la información y documentación relacionada (Salazar López, 2019). El fin último de la función de gestión de almacenes es garantizar el suministro, en tiempo y forma.
Por otra parte, se puede distinguir de la gestión de inventarios en que ésta se ocupa de la compra de los bienes y materiales, estableciendo cantidades necesarias, calidades, analizando los precios y proveedores, el momento más oportuno y la metodología de contratación con los proveedores. En cambio, la gestión de almacenes se refiere al lugar físico de conservación, la forma de manipulación, resguardo y protección desde el momento en que llegan los bienes a la empresa hasta que se acercan al usuario final, ya sea interno o externo a la organización.
Los principales objetivos de la función de gestión de almacenes pueden resumirse en los siguientes:
1. Celeridad en la entrega: los tiempos desde que se registra la nota de pedido hasta que los bienes llegan a manos del consumidor final deben ser mínimos.
2. Confiabilidad: en el proceso no pueden admitirse errores, demoras burocráticas innecesarias, descuidos en la manipulación, falta de contratación de seguros, etc.
3. Minimización de costos de transporte, conservación, manipulación y control: es crucial seleccionar la ruta óptima de transporte, como así también la aplicación de las herramientas de investigación operativa en el estudio de los tiempos de cada tarea, eficiencia en los sistemas de control de inventarios, etc.
4. Optimización del volumen disponible: la determinación del punto de equilibrio es fundamental, ya que evita los excedentes y los faltantes. Como consecuencia de ello se reducen los costos de mantenimiento, manipulación, riesgos de roturas, pérdidas y robos, entre otros.
Importancia de la gestión de almacenes
La gestión de almacenes resulta un elemento importante en la optimización de la cadena de abastecimiento. Su importancia se observa a partir de los siguientes aspectos positivos:
1. Minimización de las rutinas administrativas: permite eliminar las tareas que no agregan valor, es decir, toda burocracia administrativa que obstaculice el manejo eficiente.
2. Celeridad en los procesos logísticos: una adecuada gestión de almacenes contribuye a que la función logística fluya con la velocidad necesaria para optimizar la cadena de valor, como así también garantiza la satisfacción del cliente y maximiza las utilidades de la empresa.
3. Optimiza los flujos de efectivo: la incidencia en los ratios de liquidez es indiscutida ya que contribuye al ingreso de fondos en tiempo y forma.
4. Mejora la calidad: en este sentido se entiende por la calidad no sólo los atributos propios del producto sino también la satisfacción del cliente con la entrega, transporte y eficiencia en todo el proceso de compra. Todo ello hace al valor agregado y a la diferenciación necesarias para atraer más clientes.
5. Minimización de los tiempos del proceso: la eliminación de tareas improductivas contribuye a la mayor velocidad en la entrega desde que se produce la compra hasta que el bien llega a manos del comprador.
6. Satisfacción del cliente: es el objetivo más importante de toda empresa, por lo que una adecuada gestión de almacenes contribuye a lograr clientes satisfechos con el proceso de compra.
Indicadores de la gestión de almacenes
En la planeación estratégica se establecen cuáles son los estándares a alcanzar en todos y cada uno de los sectores de la organización. Es por ello que se destaca la cohesión de objetivos y el trabajo conjunto para definir con precisión cuáles serán los instrumentos de medición, el momento de medir y realizar el seguimiento, el control de los desvíos y los cursos de acción ante cada eventualidad.
El control de gestión es un recurso esencial para el éxito y supervivencia de la organización porque permite detectar los errores y tomar a tiempo las medidas correctivas que sean necesarias. El diseño de los indicadores es estratégico ya que se deben seleccionar un número de ratios razonable, confiable, que permita ver en forma integral el funcionamiento de cada sector y de la organización en su conjunto.
Algunos de los indicadores que no pueden faltar en el Cuadro de Mando Integral son:
1. Eficiencia:
Este indicador en la recepción, manipulación y entrega de los bienes se mide a través del tiempo que se tarda en revisar y dar ingreso a los almacenes. Una manera de minimizar es el uso de los escáner y códigos de barra.
2. Picking:
El tiempo que se tarda en la búsqueda y preparación de los pedidos en forma eficaz resulta relevante para evitar demoras y errores en la entrega. Una medida de prevención es el correcto orden en el almacén, el uso de robots que seleccionen los productos desde el momento en que ingresa la nota de pedido. Un indicador interesante puede ser el número de devoluciones con relación al número total de materiales procesados para entrega.
3. Costo de mantenimiento de inventario:
Está integrado por los seguros, costo de oportunidad en el uso del edificio, costos de la mano de obra afectada al inventario, costos de los sistemas informáticos, impuestos, etc.
4. Índice de rotación:
Indica cuánto tiempo permanece un bien en el almacén desde el momento en que ingresa hasta que se vende o utiliza en el proceso de producción de otros bienes. Entre las ventajas se destaca la capacidad de detectar aquellos artículos obsoletos o que se venden poco. Mientras mayor es la rotación, mínimos son los costos de mantenimientos de inventarios y mayor es la eficiencia.
5. Rendimiento:
Es la cantidad de devoluciones de ventas. Es importante para determinar la satisfacción del cliente e investigar las causas de las fallas.
