El ciclo de abastecimiento
¿Qué es el abastecimiento?
El abastecimiento se refiere a la acción de brindar el aprovisionamiento de bienes o servicios. En el sujeto empresa comprende todas las actividades que facilitan la individualización y compra de bienes y servicios necesarios para que ésta pueda funcionar.
El ciclo de abastecimiento comprende las siguientes funciones:
- Suministro:
Está referido a los insumos, es decir, desde las materias primas que hacen posible el proceso productivo per sé hasta las resmas de papel, útiles de escritorio, maquinarias, servicios de apoyo, etc. - Proveedores:
Son las personas físicas o jurídicas ajenas a la empresa que comercializan bienes, materiales, servicios, necesarios para el funcionamiento diario pero que no las puede autoproducir. - Logística:
Se refiere a todas las actividades que implican el traslado de los bienes o servicios de un lugar a otro para ponerlo en condiciones de ser utilizado. - Almacenamiento:
Es la actividad de resguardo, custodia, acumulación de los bienes y materiales hasta el momento en que se requiere su uso. - Aprovisionamiento:
Es la función dentro del área de abastecimiento cuya finalidad es la previsión de las necesidades de bienes, materiales y servicios necesarios para el trabajo diario de la empresa.
La importancia de la función de abastecimiento reside precisamente en su capacidad de prever las necesidades de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa, como así también ocuparse de que éstos estén a disposición de quien los requiera en tiempo y forma.
Ciclo de abastecimiento: paso a paso
El ciclo de abastecimiento comprende una serie de etapas que se retroalimentan entre sí, constituyendo un sistema en sí mismo, dentro de la cadena de valor. En este sentido se pueden identificar las siguientes etapas:
- Determinar las necesidades de bienes y servicios:
En este punto se calcula la cantidad de materiales e insumos son necesarios para la producción de los bienes y servicios que la organización comercializa, o bien, las necesidades de stock de productos terminados para la venta, en caso de que su actividad principal no sea la producción sino sólo la distribución y comercialización. La determinación del punto de equilibrio será esencial para que no existan ni faltantes ni excedentes de stock. - Gestión de Compras:
La función de compras resulta estratégica, ya que de los costos dependerán los precios y los márgenes de utilidades. Deben ser realizadas en tiempo y forma a fin de garantizar las existencias que impulsan el ciclo productivo o la comercialización. Los acuerdos con proveedores para las entregas, los contratos de tracto sucesivo y los descuentos en los precios por volúmenes, son algunas de las cuestiones que preocuparán al gerente del área. - Recepción de la mercadería:
Las gestiones para la recepción de los insumos, materiales y mercaderías es una función importante, ya que se deben controlar la documentación que la acompaña con las cantidades y calidad adquirida, efectuar los reclamos que resulten pertinentes, el etiquetado e ingresos a los sistemas de control de stock. - Almacenamiento:
Es el proceso mediante el que se organiza el resguardo y protección de los materiales e insumos necesarios para la producción desde el momento en que son incorporados al inventario hasta que son utilizados en su destino final. Es de relevancia la contratación de seguros, la conservación de la cadena de frío si corresponde, la limpieza del lugar, la presencia de matafuegos y demás medidas de prevención de accidentes y roturas, entre otros. - Entrega:
Este momento es muy importante, ya que se deben dar de baja del inventario, asignado el destino interno o la preparación mediante los embalajes y medidas que correspondan si su destino es externo o debe transitar largas distancias. También es necesario disponer de los elementos adecuados para la manipulación y preservación. El correcto etiquetado, la presencia de carteles indicadores en los almacenes, entre otras medidas, contribuyen a la celeridad en el proceso de entrega, evitando pérdidas, roturas o errores. - Control del Inventario:
Los métodos de control de inventarios se encuentran vinculados a los sistemas FIFO (First In First Out), LIFO (Last In First Out), Just in time, etc. En todos los casos se encuentran estrechamente relacionados a las políticas contables de valuación y registración del inventario de bienes. - Disposición Final:
El destino final del bien dependerá de la actividad principal de la empresa. En aquellos casos en los que la empresa realice producción, tendrá disponibles insumos y materiales destinados al proceso productivo, bienes en etapa de proceso que serán insumo de la próxima etapa en la línea de producción, o bienes terminados que estarán destinados a la venta. En otros casos, se dispondrá de residuos que deberán ser desechados. Corresponde conocer el tipo de excedentes y la manera de manipular y contratar los servicios adecuados para el tratamiento del desecho. Por ejemplo, en el caso de residuos patógenos, o de ciertos líquidos, emanaciones, etc.
