¿Cuáles son los documentos de gestión de una entidad pública?
¿Qué son los documentos de gestión pública?
Los documentos de gestión pública son todos los instrumentos públicos en los cuales se consignan la distribución de funciones del personal del estado, las responsabilidades asignadas a cada área, los procedimientos para la gestión de trámites, la legislación aplicable, etc.
Ejemplos de documentos de gestión de una entidad pública
1. Reglamento de organización y funciones:
En él se define la naturaleza jurídica del ministerio en cuestión, la competencia del órgano de gobierno, sus funciones, el marco legal regulatorio de su funcionamiento, la estructura orgánica y las funciones de cada uno de los órganos que lo integran, etc.
2. Organigrama:
Establece cuál es la estructura orgánica del Ministerio de Economía y Finanzas, cuáles son sus dependencias y las relaciones formales que se establecen entre ellas.
3. Manual de Organización y Funciones:
Este documento describe con minuciosidad qué tareas desempeñan todos y cada uno de los puestos de trabajo que existen en el Ministerio de Economía y Finanzas, en la totalidad de sus dependencias. Está definido como: “instrumento de alcance a todos los trabajadores del Ministerio de Economía y Finanzas que proporciona información sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.
4. Manual de clasificación de cargos:
Allí se consignan en forma detallada todos los cargos existentes en las dependencias del Ministerio de Economía y Finanzas, como así también la naturaleza, actividades que realiza, normativa aplicable y requisitos mínimos para cubrirlos.
5. Cuadro para Asignación de Personal:
Este documento se publica en el diario de publicaciones legales del Perú, detallando los cargos, códigos, situación de revista y graduación de confianza.
6.Manual de perfiles de puestos:
En este documento se describen los organigramas de las dependencias del Ministerio de Economía y Finanzas, como así también las funciones generales y específicas del ministerio, descripción de la visión y la misión, marco jurídico aplicable.
7. Puestos y perfiles de personal altamente calificado:
En este documento se definen cuáles son aquellos cargos que requieren una mayor calificación de sus ocupantes. Por ejemplo, el cargo Asesor II – Jefe de gabinete de asesores del despacho ministerial, requiere como mínimo: *grado académico de Bachiller en economía, contabilidad, derecho, o carreras afines; *conocimiento específico en áreas vinculadas; *ofimática e idioma inglés; *experiencia previa en puestos similares.
8. Presupuesto analítico personal:
Anualmente se aprueba el presupuesto para gastos de personal, correspondiente a todas las dependencias ministeriales. Se detallan todos y cada uno de los cargos con los montos de los haberes presupuestados.
9. Dotación de servidores civiles:
En este documento debidamente aprobado anualmente por resolución ministerial, se detallan los cargos y el número de puestos de trabajo asignados, roles, categorías y niveles.
10. Manual de Procedimientos:
Este documento de gestión realiza una descripción minuciosa de las operaciones a seguir para la ejecución de los diferentes procesos en cada uno de los puestos de trabajo del Ministerio de Economía y Finanzas.
11. Mapa de procesos:
Tiene por finalidad determinar los procesos que se ejecutan con el fin de contribuir en la ejecución de la gestión y modernización del estado peruano. Otorga una visión detallada del funcionamiento, organización e interacción del Ministerio de Economía y Finanzas. Facilita el planeamiento, permite adecuar la estructura organizacional orientándola a la satisfacción al cliente interno y externo, mejora el diseño de los sistemas de información, otorga un acabado conocimiento del funcionamiento de la interrelación con las restantes dependencias del estado peruano.
12.Manual de operaciones:
Su objetivo consiste en describir cuáles son las funciones generales y particulares de cada uno de los sectores del Ministerio de Economía y Finanzas, como así también las relaciones que existen entre las áreas internas y los vínculos con el resto del aparato estatal.
13. Texto único de procedimientos administrativos (TUPA):
En este documento se describe minuciosamente los procedimientos necesarios para realizar los diferentes tipos de trámite en la administración pública peruana.
14. Reglamento Interno de Trabajo (RIT):
Su principal objetivo es regular las relaciones laborales y condiciones generales de trabajo a las que deben estar sujetos los dependientes y el Ministerio de Economía y Finanzas, en su carácter de empleador. En él se describen las condiciones para la incorporación de nuevos empleados, cómo se materializa el ingreso al puesto de trabajo, jornadas laborales, registros de asistencia, horas extraordinarias, controles de ausentismo, licencias y permisos especiales, etc.
15. Manual de políticas de gestión de tecnologías de la información:
Este documento trata las normativas inherentes a la administración y uso de los recursos informáticos, en pro de la mejora continua de la supervisión y control de las actividades que se realizan en todos los órganos dependientes del Ministerio de Economía y Finanzas.
16. Manual de identidad gráfica:
En este documento se determinan las características de diseño, logos, formatos de escritura, etc. que se deben utilizar en la documentación y papelería emanada de las dependencias del Ministerio de Economía y Finanzas.
17. Manual para la elaboración de Comunicaciones Escritas:
Tiene por objeto definir cuáles son las formas en que se deben elaborar las comunicaciones escritas en todo el ámbito ministerial, describiendo el contenido, estructura, estilo de redacción y momento en que cada escrito debe utilizarse.
18. Programación multianual de inversiones:
Se refiere a la proyección de inversiones para los ejercicios fiscales siguientes. Por ejemplo, en la página web del Ministerio de Economía y Finanzas aparecen los presupuestos elaborados hasta el año 2024.
19. Actas e informes de transferencia gestión y rendición de cuentas
